Exportar o calendário Airbnb para organizar as limpezas

Cada anúncio de Airbnb já esconde um plano de limpezas: cada check-out é uma limpeza e o check-in seguinte é o prazo. O difícil é fazer chegar essa informação a quem limpa. Este guia mostra como exportar o calendário Airbnb através do link iCal, o que esse ficheiro diz e não diz, as formas manuais mais comuns de o partilhar com a equipa de limpeza e onde falham.

Como exportar o calendário Airbnb

O Airbnb permite exportar o calendário de cada anúncio como um link iCal (.ics). No computador, a ajuda do Airbnb indica atualmente estes passos:

1. Abra o Calendário e escolha o anúncio.
2. Clique em Disponibilidade.
3. Em Associar calendários, clique em Associar a outro site.
4. Copie a ligação do calendário da Airbnb.

Os menus mudam de vez em quando. Se o ecrã não for igual, procure a opção de sincronizar ou exportar o calendário nas definições de disponibilidade do anúncio. As instruções atualizadas estão no artigo do Airbnb sobre sincronizar calendários.

Antes de partilhar o link, duas notas. É um por anúncio: três alojamentos locais, três links. E quem tiver o link consegue ler o calendário, por isso partilhe-o apenas com pessoas e ferramentas de confiança.

O que o calendário do Airbnb traz (e o que não traz)

Abra o link num editor de texto e verá uma lista de eventos. Cada um é um intervalo de datas:

• As reservas aparecem com o título "Reserved".
• As noites bloqueadas aparecem como "Airbnb (Not available)". Podem ser noites que fechou, mas o Airbnb também bloqueia noites por causa das definições de disponibilidade: tempo de preparação, antecedência mínima ou estadia mínima.
• Uma descrição curta com o link para a reserva e os últimos quatro dígitos do telefone do hóspede.

Para as limpezas, o que falta conta mais:

• Não há nomes de hóspedes. O Airbnb retirou-os da exportação há anos.
• Não há horas de check-in nem de check-out. Os eventos são dias inteiros. O ficheiro diz que o hóspede sai no dia 14, não que sai às 10:00 nem que pediu um check-out tardio.
• Não há número de hóspedes, por isso não sabe se deve preparar duas camas ou quatro.
• Reservas e bloqueios parecem iguais na maioria das aplicações de calendário. Uma noite que bloqueou para o canalizador parece uma estadia, a menos que alguém leia o título.

O ficheiro dá-lhe o desenho da semana: em que dias há saída e em quais há chegada. As horas, as camas e os pedidos especiais têm de vir de outro lado, normalmente das regras da casa e das mensagens com o hóspede.

Três formas manuais de manter a equipa de limpeza informada

Quase todos os anfitriões começam por uma destas. Todas funcionam durante algum tempo.

Um calendário partilhado

Subscreve o link do Airbnb no Google Calendar (Outros calendários, A partir do URL) e partilha esse calendário com quem limpa. Não custa nada e ela vê as reservas no telemóvel.

Onde falha: é o Google que decide quando atualiza um calendário subscrito, e não há forma de o forçar, por isso uma reserva para hoje pode aparecer horas depois. Ela vê estadias, não limpezas: tem de perceber sozinha que um check-out na terça com check-in na mesma terça significa uma rotação apertada. Os bloqueios parecem reservas. E ninguém confirma nada: não sabe se ela viu a alteração.

Uma folha de cálculo

Uma linha por check-out: data, alojamento, quem limpa, próximo check-in, notas. Copia as datas do Airbnb uma ou duas vezes por semana.

Onde falha: só está tão atualizada como a última vez que lhe mexeu. Uma reserva feita na sexta à noite para sábado nunca lá entra. Os cancelamentos são piores, porque ninguém apaga a linha e a empregada de limpeza aparece num apartamento vazio que não precisava de limpeza.

Um grupo de WhatsApp

A opção mais rápida e a mais comum. À noite publica o plano de amanhã e a equipa responde com um polegar.

Onde falha: num dia o plano fica enterrado debaixo de fotos e conversa. As alterações seguem como mensagens novas e há quem só leia a primeira. Com vários alojamentos e duas ou três pessoas na equipa, o grupo vira um jogo de adivinhar quem vai a onde. E depende de alguém se lembrar de publicar todos os dias, incluindo nas férias.

As três têm o mesmo ponto fraco: alguém tem de reparar numa alteração no Airbnb e passá-la à equipa. Com um alojamento é fácil. Com cinco, mais cedo ou mais tarde escapa uma reserva de última hora ou um cancelamento.

Do calendário Airbnb a um plano de limpezas

Seja qual for a ferramenta, a lógica é a mesma:

1. Cada check-out cria uma limpeza. A data vem do calendário.
2. A janela vai do check-out ao check-in seguinte. Use as horas das regras da casa, porque o ficheiro não as tem. Se não houver chegada a seguir, a limpeza pode ser feita nesse dia ou mais tarde.
3. As janelas apertadas ficam assinaladas. Um check-in no mesmo dia com duas horas de margem para uma limpeza de 150 minutos é um problema para resolver hoje, não no próprio dia.
4. Os bloqueios precisam de uma regra. Decida de uma vez se depois de uma noite bloqueada é preciso limpar (se o proprietário lá ficou, normalmente sim; se foi o canalizador, normalmente não).
5. As alterações têm de chegar a quem limpa. Uma reserva alterada ou cancelada só fica tratada quando a equipa de limpeza sabe.

Se um hóspede pedir para ficar mais tempo no próprio dia, é outro problema, com regras próprias; tratamos disso no guia do check-out tardio.

Como o Readyby faz isto com o mesmo link

O Readyby parte do mesmo link iCal do Airbnb. Cola-o, o Readyby cria o alojamento, lê o calendário e volta a verificá-lo de poucos em poucos minutos.

• Cada check-out passa a ser uma limpeza com uma janela, do check-out ao check-in seguinte, com as horas que definiu para esse alojamento. As janelas curtas ficam assinaladas para as ver primeiro.
• O Readyby sugere uma pessoa para cada limpeza. Confirma ou escolhe outra.
• O coordenador de IA envia o plano por WhatsApp, na língua de cada pessoa, e pede confirmação. Se uma reserva muda ou é cancelada, a limpeza também, e a pessoa é avisada. Explicamos porque é que a língua conta em instruções na língua de quem limpa.
• As noites bloqueadas não criam limpezas, a menos que ative a limpeza depois de bloqueios do proprietário nesse alojamento.
• Quem limpa abre uma checklist no navegador através de um link pessoal (sem instalar nenhuma aplicação) e junta fotos. Vê o dia no ecrã Hoje e o proprietário pode receber um relatório com fotos.

O Readyby guarda apenas o que o calendário lhe dá: datas e, quando existem, o número de hóspedes e a origem. Ignora os dígitos de telefone da descrição. Também não consegue inventar o que o iCal não traz: as horas vêm das definições do alojamento, não do Airbnb. As ligações diretas a channel managers, que vão trazer horas exatas e número de hóspedes, estão a caminho; hoje tudo funciona por iCal (ver integrações).

Se o mesmo alojamento também estiver no Booking.com, ligue os dois calendários; no guia para sincronizar o calendário Booking e Airbnb explicamos como e porquê.

Experimente com o seu calendário

A forma mais rápida de avaliar é ver as próximas duas semanas de limpezas geradas a partir do seu próprio link. Explore a demo interativa ou comece grátis e cole o link do Airbnb. A configuração demora cerca de 15 minutos.