Esportare il calendario Airbnb per il calendario pulizie

Ogni annuncio Airbnb nasconde già un calendario pulizie: ogni check-out è una pulizia, ogni check-in successivo è la sua scadenza. Il difficile è far arrivare queste informazioni a chi deve pulire. In questa guida vediamo come esportare il calendario Airbnb con il link iCal, cosa dice il feed e cosa no, i metodi manuali più usati da chi gestisce affitti brevi per avvisare le addette alle pulizie, e dove si inceppano.

Come esportare il calendario Airbnb (link iCal)

Airbnb permette di esportare il calendario di ogni annuncio come link iCal (.ics). Da computer, secondo il Centro assistenza di Airbnb, i passaggi oggi sono questi:

1. Clicca su Calendario e scegli l'annuncio.
2. Clicca su Disponibilità.
3. Nella sezione Collega calendari, clicca su Esegui il collegamento a un altro sito web.
4. Copia il link del calendario Airbnb.

I menu cambiano di tanto in tanto: se lo schermo è diverso, cerca l'opzione di sincronizzazione o esportazione nelle impostazioni di disponibilità dell'annuncio. Le istruzioni aggiornate sono nell'articolo di Airbnb sulla sincronizzazione dei calendari.

Due cose da sapere prima di condividere il link. È per singolo annuncio: tre case vacanze, tre link. E chiunque abbia il link può leggere il calendario, quindi dallo solo a persone e strumenti di cui ti fidi.

Cosa contiene il feed (e cosa no)

Se apri il link in un editor di testo vedi un elenco di eventi, ognuno un intervallo di date:

• Le prenotazioni compaiono con il titolo "Reserved".
• Le notti bloccate compaiono come "Airbnb (Not available)". Sono le notti che hai chiuso tu, ma Airbnb blocca notti anche per le impostazioni di disponibilità, come il tempo di preparazione, il preavviso o il soggiorno minimo.
• Una breve descrizione con il link alla prenotazione e le ultime quattro cifre del telefono dell'ospite.

Per le pulizie conta di più quello che manca:

• Nessun nome dell'ospite. Airbnb li ha tolti dall'esportazione anni fa.
• Nessun orario di check-in o check-out. Gli eventi sono giornate intere. Il feed dice che l'ospite parte il 14, non che parte alle 10 o che ha chiesto un late check-out.
• Nessun numero di ospiti, quindi non sai se preparare due letti o quattro.
• Prenotazioni e blocchi sembrano uguali nella maggior parte delle app di calendario. Il giorno bloccato per l'idraulico appare come un soggiorno, a meno che qualcosa non legga il titolo.

Il feed ti dà quindi la forma della settimana: quali giorni hanno un check-out e quali un nuovo arrivo. Orari, letti da preparare e richieste particolari devono arrivare da altre fonti, di solito le regole della casa e i messaggi degli ospiti.

Tre metodi manuali per tenere informata l'addetta alle pulizie

Quasi tutti partono da uno di questi. Funzionano tutti, per un po'.

Un calendario condiviso

Aggiungi il link Airbnb a Google Calendar (Altri calendari, Da URL) e condividi quel calendario con l'addetta alle pulizie. È gratis e lei vede le prenotazioni sul telefono.

Dove si rompe: è Google a decidere quando aggiornare un calendario aggiunto da URL, e non puoi forzarlo, quindi una prenotazione dell'ultimo minuto può comparire con ore di ritardo. L'addetta vede soggiorni, non pulizie: deve capire da sola che un check-out martedì con un nuovo ospite martedì significa un cambio stretto. Le notti bloccate sembrano prenotazioni. E nessuno conferma niente: non sai se ha visto la modifica.

Un foglio di calcolo

Una riga per ogni check-out: data, casa, addetta, prossimo check-in, note. Copi le date da Airbnb una o due volte a settimana.

Dove si rompe: è aggiornato quanto il tuo ultimo passaggio. Una prenotazione fatta venerdì sera per sabato non ci entra mai. Le cancellazioni sono peggio: nessuno cancella la riga e l'addetta arriva in un appartamento vuoto che non andava pulito.

Un gruppo WhatsApp

Il metodo più veloce e il più diffuso. La sera pubblichi il piano di domani, le addette rispondono con un pollice in su.

Dove si rompe: in un giorno il piano finisce sepolto sotto foto e chiacchiere. Le modifiche arrivano come nuovi messaggi e qualcuno legge solo il primo. Con più case e due o tre addette, il gruppo diventa un indovinello su chi va dove. E dipende da una persona che si ricordi di scrivere ogni giorno, anche quando è in ferie.

Tutti e tre hanno lo stesso punto debole: qualcuno deve accorgersi di una modifica su Airbnb e passarla avanti. Con una casa vacanze è facile. Con cinque, prima o poi una prenotazione tardiva o una cancellazione sfugge.

Dal calendario Airbnb al calendario pulizie

Qualunque strumento usi, la logica è la stessa:

1. Ogni check-out crea una pulizia. La data arriva dal feed.
2. La finestra va dal check-out al check-in successivo. Usa gli orari delle regole della casa, perché il feed non ne ha. Se non c'è un nuovo arrivo, la pulizia può avvenire quel giorno o dopo.
3. Le finestre strette vanno segnalate. Un check-in in giornata con due ore libere per una pulizia da 150 minuti è un problema da risolvere oggi, non il giorno stesso.
4. I blocchi hanno bisogno di una regola. Decidi una volta sola se dopo una notte bloccata serve una pulizia (dopo un soggiorno del proprietario di solito sì, dopo la visita dell'idraulico di solito no).
5. Le modifiche devono arrivare all'addetta. Una prenotazione spostata o cancellata è gestita solo quando lei lo sa.

Se un ospite chiede di restare più a lungo il giorno stesso, è un altro problema con le sue regole: lo trattiamo nella guida al late check-out.

Come lo fa Readyby partendo dallo stesso link

Readyby parte dallo stesso link iCal di Airbnb. Lo incolli, Readyby crea l'appartamento, legge il calendario e poi lo ricontrolla ogni pochi minuti.

• Ogni check-out diventa una pulizia con una finestra dal check-out al check-in successivo, usando gli orari che imposti per l'appartamento. Le finestre strette sono evidenziate, così le vedi per prime.
• Readyby suggerisce un'addetta per ogni pulizia. Tu confermi o scegli qualcun altro.
• Il coordinatore AI manda il piano all'addetta su WhatsApp, nella sua lingua, e le chiede di confermare. Se una prenotazione si sposta o viene cancellata, la pulizia si sposta o si annulla e lei viene avvisata. Perché la lingua conta lo spieghiamo in istruzioni nella lingua di chi pulisce.
• Le notti bloccate non creano pulizie, a meno che tu non attivi la pulizia dopo i blocchi del proprietario per quell'appartamento.
• L'addetta apre una checklist nel browser da un link personale (nessuna app da installare) e aggiunge le foto. Tu vedi la giornata nella schermata Oggi, e il proprietario può ricevere un report fotografico.

Readyby conserva solo quello che il feed fornisce: le date, più numero di ospiti e provenienza quando ci sono. Ignora le cifre del telefono nella descrizione. E non può inventare quello che iCal non dice: gli orari vengono dalle impostazioni dell'appartamento, non da Airbnb. I collegamenti diretti con i channel manager, che porteranno orari esatti e numero di ospiti, sono in arrivo; oggi tutto passa da iCal (vedi integrazioni).

Se la stessa casa è anche su Booking.com, collega entrambi i calendari: la nostra guida al calendario pulizie con l'iCal di Booking.com spiega come e perché.

Provalo con il tuo calendario

Il modo più rapido per giudicare è vedere le pulizie delle prossime due settimane ricavate dal tuo link. Fai un giro nella demo interattiva, oppure inizia gratis e incolla il link Airbnb. La configurazione richiede circa 15 minuti.