Kalendarz Airbnb jako grafik sprzątania: link iCal

W każdym ogłoszeniu na Airbnb jest już gotowy grafik sprzątania, tylko nikt go nie widzi: każde wymeldowanie to sprzątanie, a każde kolejne zameldowanie to jego termin. Problem w tym, żeby ta informacja dotarła do osoby, która sprząta. Pokazujemy, jak wyeksportować kalendarz Airbnb przez link iCal, czego w nim jest, a czego nie, jak gospodarze zwykle przekazują go sprzątającym i gdzie te sposoby zawodzą.

Gdzie znaleźć link iCal do kalendarza Airbnb

Airbnb pozwala wyeksportować kalendarz każdej oferty jako link iCal (.ics). Na komputerze kroki z centrum pomocy Airbnb wyglądają obecnie tak:

1. Kliknij Kalendarz i wybierz ofertę.
2. Kliknij Dostępność.
3. W sekcji Połącz kalendarze wybierz Połącz z inną stroną internetową.
4. Skopiuj link do kalendarza Airbnb.

Menu Airbnb co jakiś czas się zmienia, więc jeśli ekran wygląda inaczej, szukaj opcji synchronizacji lub eksportu kalendarza w ustawieniach dostępności oferty. Aktualna instrukcja jest w artykule Airbnb o synchronizacji kalendarzy.

Dwie rzeczy, zanim komuś ten link wyślesz. Po pierwsze, link jest osobny dla każdej oferty: trzy mieszkania to trzy linki. Po drugie, każdy, kto go ma, może odczytać kalendarz, więc udostępniaj go tylko zaufanym osobom i narzędziom.

Co jest w kalendarzu Airbnb, a czego w nim nie ma

Otwórz link w edytorze tekstu, a zobaczysz listę wydarzeń. Każde to przedział dat:

• Rezerwacje mają tytuł „Reserved”.
• Zablokowane noce mają tytuł „Airbnb (Not available)”. To noce zamknięte przez ciebie, ale Airbnb blokuje też noce z powodu ustawień dostępności, takich jak czas na przygotowanie, wymagane wyprzedzenie czy minimalna długość pobytu.
• Krótki opis z linkiem do rezerwacji i ostatnimi czterema cyframi telefonu gościa.

Dla sprzątania ważniejsze jest to, czego w linku nie ma:

• Imion i nazwisk gości. Airbnb usunęło je z eksportu już kilka lat temu.
• Godzin zameldowania i wymeldowania. Wydarzenia obejmują całe dni. Wiadomo, że gość wyjeżdża 14., ale nie, że o 10:00 albo że prosił o późne wymeldowanie.
• Liczby gości, więc z kalendarza nie wynika, czy pościelić dwa łóżka, czy cztery.
• Różnicy między rezerwacją a blokadą w większości aplikacji kalendarzowych. Dzień zablokowany na wizytę hydraulika wygląda jak pobyt, chyba że coś czyta tytuł.

Link daje więc kształt tygodnia: w które dni jest wymeldowanie, a w które nowy przyjazd. Godziny, liczba łóżek i prośby gości muszą przyjść skądinąd, zwykle z regulaminu mieszkania i z wiadomości od gości.

Trzy ręczne sposoby informowania sprzątających

Większość gospodarzy zaczyna od jednego z nich. Każdy działa, do czasu.

Wspólny kalendarz Google

Dodajesz link Airbnb w Kalendarzu Google (Inne kalendarze, Z adresu URL) i udostępniasz ten kalendarz sprzątającej. Nic nie kosztuje, a rezerwacje widać w telefonie.

Gdzie zawodzi: to Google decyduje, kiedy odświeżyć subskrybowany kalendarz, i nie da się tego wymusić, więc rezerwacja na ten sam dzień potrafi pojawić się z kilkugodzinnym opóźnieniem. Sprzątająca widzi pobyty, a nie sprzątania: sama musi się domyślić, że wymeldowanie we wtorek i przyjazd we wtorek oznaczają ciasne okno. Blokady wyglądają jak rezerwacje. I nikt niczego nie potwierdza, więc nie wiesz, czy zmianę w ogóle zauważyła.

Arkusz kalkulacyjny

Jeden wiersz na wymeldowanie: data, mieszkanie, kto sprząta, następne zameldowanie, uwagi. Raz albo dwa razy w tygodniu przepisujesz daty z Airbnb.

Gdzie zawodzi: arkusz jest aktualny tylko do ostatniej aktualizacji. Rezerwacja zrobiona w piątek wieczorem na sobotę do niego nie trafi. Z anulacjami jest gorzej, bo nikt nie usuwa wiersza, a sprzątająca jedzie do pustego mieszkania, którego nie trzeba sprzątać.

Grupa na WhatsAppie

Najszybsza i najczęstsza opcja. Wieczorem wrzucasz plan na jutro, sprzątające odpowiadają kciukiem w górę.

Gdzie zawodzi: po jednym dniu plan ginie pod zdjęciami i rozmowami. Zmiany idą jako kolejne wiadomości, a część osób czyta tylko pierwszą. Przy kilku mieszkaniach i dwóch, trzech sprzątających grupa zamienia się w zgadywankę, kto gdzie jedzie. Wszystko zależy też od jednej osoby, która musi pamiętać o wysłaniu planu codziennie, również na urlopie.

Wszystkie trzy mają ten sam słaby punkt: ktoś musi zauważyć zmianę na Airbnb i przekazać ją dalej. Przy jednym mieszkaniu to łatwe. Przy pięciu późna rezerwacja albo anulacja prędzej czy później się prześlizgnie.

Jak zrobić grafik sprzątania z kalendarza Airbnb

Niezależnie od narzędzia logika grafiku sprzątania jest ta sama:

1. Każde wymeldowanie to sprzątanie. Datę daje kalendarz.
2. Okno trwa od wymeldowania do następnego zameldowania. Godziny weź z regulaminu mieszkania, bo w kalendarzu ich nie ma. Jeśli nikt nie przyjeżdża, sprzątanie może być tego dnia albo później.
3. Ciasne okna trzeba oznaczać. Przyjazd tego samego dnia i dwie godziny na sprzątanie, które trwa dwie i pół, to problem do rozwiązania dziś, a nie w dniu zmiany gości.
4. Blokady potrzebują reguły. Zdecyduj raz, czy po zablokowanych nocach trzeba sprzątać (po pobycie właściciela zwykle tak, po dniu z hydraulikiem zwykle nie).
5. Zmiany muszą dotrzeć do sprzątającej. Przesunięta albo anulowana rezerwacja jest obsłużona dopiero wtedy, gdy sprzątająca o niej wie.

Jeśli gość w dniu wyjazdu prosi o dłuższy pobyt, to osobny temat z własnymi zasadami; opisujemy go w instrukcji o późnym wymeldowaniu.

Jak Readyby robi to z tego samego linku

Readyby zaczyna od tego samego linku iCal z Airbnb. Wklejasz go, Readyby tworzy mieszkanie, czyta kalendarz i sprawdza go potem co kilka minut.

• Każde wymeldowanie staje się sprzątaniem z oknem od wymeldowania do następnego zameldowania, według godzin ustawionych dla mieszkania. Krótkie okna są oznaczone, więc widzisz je od razu.
• Readyby podpowiada osobę do każdego sprzątania. Ty zatwierdzasz albo wybierasz kogoś innego.
• Koordynator AI wysyła plan sprzątającej na WhatsAppie, w jej języku, i prosi o potwierdzenie. Gdy rezerwacja się przesunie albo zostanie anulowana, sprzątanie przesuwa się lub znika, a sprzątająca dostaje wiadomość. Dlaczego język ma znaczenie, piszemy w tekście o instrukcjach w języku sprzątających.
• Zablokowane noce nie tworzą sprzątań, chyba że dla danego mieszkania włączysz sprzątanie po blokadach właściciela.
• Sprzątająca otwiera listę kontrolną w przeglądarce z osobistego linku (bez instalowania aplikacji) i dodaje zdjęcia. Ty widzisz cały dzień na ekranie „Dziś”, a właściciel może dostać raport ze zdjęciami.

Readyby zapisuje tylko to, co daje kalendarz: daty oraz, jeśli są dostępne, liczbę gości i źródło rezerwacji. Cyfry telefonu z opisu pomija. Nie wymyśli też tego, czego w iCal brakuje: godziny pochodzą z ustawień mieszkania, a nie z Airbnb. Bezpośrednie połączenia z channel managerami, które przyniosą dokładne godziny i liczbę gości, są w drodze; dziś wszystko działa przez iCal (zobacz integracje).

Jeśli to samo mieszkanie jest też na Bookingu, podłącz oba kalendarze. Jak i dlaczego, wyjaśniamy w tekście o synchronizacji kalendarza Booking i Airbnb.

Sprawdź na własnym kalendarzu

Najprościej ocenić to, widząc sprzątania na najbliższe dwa tygodnie ułożone z własnego linku. Przeklikaj interaktywne demo albo zacznij za darmo i wklej link z Airbnb. Konfiguracja zajmuje około 15 minut.