Grafik sprzątania z IdoBooking: iCal i WhatsApp

IdoBooking to polski system rezerwacji dla apartamentów. Kto obsługuje w nim kilka czy kilkanaście mieszkań, prędzej czy później potrzebuje grafiku sprzątania: kto sprząta po każdym wymeldowaniu, o której i skąd wiadomo, że mieszkanie jest gotowe. Pierwszym miejscem jest zwykle moduł sprzątania w samym IdoBooking. Ten tekst wyjaśnia, co on robi, kiedy przydaje się Readyby i jak połączyć jedno z drugim.

Najpierw fakty. Readyby nie ma dziś bezpośredniej integracji z IdoBooking ani żadnej współpracy z IdoBooking czy IdoSell. Readyby czyta pliki iCal, które IdoBooking eksportuje dla każdego egzemplarza. Bezpośrednie połączenie z IdoBooking mamy w planach.

Co IdoBooking już robi w sprawie sprzątania

IdoBooking ma moduł sprzątania (housekeeping). Pozwala przełączać egzemplarz między stanem „do posprzątania” a „posprzątany”, pokazuje stan kolorem przy nazwie i umie odfiltrować listę tak, żeby widać było tylko to, co jeszcze czeka. Możesz założyć osobne konta dla firm sprzątających: widzą tylko moduł sprzątania, bez szczegółów rezerwacji, i tylko obiekty z przypisanych im lokalizacji. Aplikacja mobilna IdoBooking też wspomina o statusie sprzątania dla zespołu.

Jeśli Twoje sprzątające pracują w IdoBooking i to wystarcza, żeby dzień się spinał, być może nic więcej nie potrzebujesz.

Kiedy pomaga Readyby

W wielu polskich miastach sprzątają osoby z Ukrainy, które wolą pisać po ukraińsku lub rosyjsku i wszystko ustalają na WhatsAppie. Właśnie pod taki zespół zbudowaliśmy Readyby:

• WhatsApp zamiast logowania. Koordynator AI wysyła plan, prosi o potwierdzenie, przypomina i przekazuje zmiany.
• Język każdej sprzątającej. Ukraiński, polski, rosyjski i angielski działają już teraz; jej odpowiedzi trafiają do Ciebie przetłumaczone.
• Checklista ze zdjęciami otwierana z linku na dowolnym telefonie. Bez instalowania aplikacji.
• Podpowiedź, kto sprząta, dla każdej zmiany gości, według dni pracy, rejonów i obciążenia.
• Raporty ze zdjęciami dla właścicieli i miesięczne eksporty CSV dla księgowej.

Jak wyeksportować link iCal z IdoBooking

Według pomocy IdoBooking wygląda to tak. W panelu otwórz zakładkę Channel Manager i wybierz opcję udostępniania rezerwacji jako plików iCal. Przy wybranej opcji kliknij „Szczegóły”. Do wyboru są cztery warianty: tylko rezerwacje, tylko blokady dostępności, rezerwacje i blokady albo rezerwacje, blokady i inne powody niedostępności. Po zapisaniu IdoBooking generuje plik eksportu dla każdego egzemplarza. Skopiuj adres pliku eksportu przy każdym mieszkaniu, które ma być sprzątane.

Do grafiku sprzątania zacznij od wariantu „tylko rezerwacje”: każde wymeldowanie w tym pliku to sprzątanie. Jeśli dodasz też blokady, na przykład pobyty właściciela, sprawdź w Readyby pierwszy tydzień, czy każda blokada jest potraktowana tak, jak oczekujesz.

Nazwy w panelu mogą się zmieniać, więc jeśli ścieżka wygląda inaczej, wpisz „iCal” w wyszukiwarce pomocy IdoBooking.

Grafik sprzątania z IdoBooking w Readyby krok po kroku

1. Jeden link na mieszkanie. Readyby sprawdza każdy link co kilka minut. Plik eksportu jest odświeżany po stronie IdoBooking, a panel pokazuje, kiedy go ostatnio wygenerowano.
2. Tylko link z IdoBooking. IdoBooking już zbiera rezerwacje z Booking.com, Airbnb i innych kanałów, więc jego eksport je obejmuje. Readyby nie utworzy drugiego sprzątania dla tego samego pobytu, ale jedno źródło łatwiej sprawdzić.
3. Godziny i czas sprzątania. iCal często podaje same daty. Ustaw dla każdego mieszkania domyślną godzinę wymeldowania i zameldowania oraz czas sprzątania, a ciasne zmiany gości zostaną oznaczone.
4. Sprzątające. Imię, numer WhatsApp i język. Każda potwierdza zaproszenie na WhatsAppie, zanim dostanie plan.
5. Sprawdź pierwszy tydzień, zanim włączysz automatyczne wysyłanie.

Jeśli przenosisz sprzątanie do Readyby, dopilnuj, żeby zespół nie pracował równolegle według modułu sprzątania IdoBooking dla tych samych mieszkań. Dwie listy poleceń to przepis na pomyłki.

Czego iCal nie przenosi

Połączenie działa w jedną stronę: Readyby nie zmienia statusu sprzątania w IdoBooking. Pliki rzadko zawierają liczbę gości czy uwagi. Readyby i tak przechowuje tylko daty, liczbę gości i źródło rezerwacji, nigdy imion ani danych kontaktowych gości. Zmiany docierają z opóźnieniem, więc niespodzianka tego samego dnia nadal zasługuje na bezpośrednią wiadomość.

W skrócie

IdoBooking prowadzi rezerwacje, ceny i kanały. Readyby czyta plik iCal każdego mieszkania i zajmuje się stroną sprzątających: WhatsApp w ich języku, checklista, zdjęcia i raport dla właściciela. Na stronie integracji sprawdzisz, co działa dziś, a w tekście iCal z Airbnb i grafik sprzątania przeczytasz, jak działa planowanie oparte na iCal.

Cały dzień pracy możesz przeklikać w interaktywnym demo, a dwa mieszkania są bezpłatne w planie Darmowym.