Ημερολόγιο Airbnb: από το iCal σε πρόγραμμα καθαρισμού

Το ημερολόγιο Airbnb κάθε καταχώρησης κρύβει ήδη ένα πρόγραμμα καθαρισμού: κάθε αναχώρηση σημαίνει έναν καθαρισμό και κάθε επόμενη άφιξη είναι η προθεσμία του. Το δύσκολο είναι να φτάσει αυτή η πληροφορία στην καθαρίστρια, σωστά και έγκαιρα. Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε πώς εξάγετε τον σύνδεσμο iCal του Airbnb, τι λέει και τι δεν λέει, τους συνηθισμένους χειροκίνητους τρόπους να τον μοιραστείτε με την ομάδα καθαρισμού και πού αυτοί αποτυγχάνουν.

Πού βρίσκεται ο σύνδεσμος iCal στο ημερολόγιο Airbnb

Το Airbnb επιτρέπει να εξάγετε το ημερολόγιο κάθε καταχώρησης ως σύνδεσμο iCal (.ics). Από υπολογιστή, σύμφωνα με το κέντρο βοήθειας του Airbnb, τα βήματα σήμερα είναι:

1. Ανοίξτε το Ημερολόγιο και επιλέξτε την καταχώρηση.
2. Πατήστε Διαθεσιμότητα.
3. Στην ενότητα Σύνδεση ημερολογίων, επιλέξτε Σύνδεση σε άλλο ιστότοπο.
4. Αντιγράψτε τον σύνδεσμο του ημερολογίου Airbnb.

Τα μενού αλλάζουν κατά καιρούς. Αν η οθόνη σας δείχνει κάτι διαφορετικό, ψάξτε την επιλογή συγχρονισμού ή εξαγωγής ημερολογίου στις ρυθμίσεις διαθεσιμότητας της καταχώρησης. Οι τρέχουσες οδηγίες είναι στο άρθρο του Airbnb για τον συγχρονισμό ημερολογίων.

Δύο πράγματα πριν τον στείλετε σε κανέναν. Πρώτον, ο σύνδεσμος είναι ανά καταχώρηση: τρία διαμερίσματα, τρεις σύνδεσμοι. Δεύτερον, όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να διαβάσει το ημερολόγιο, οπότε δώστε τον μόνο σε ανθρώπους και εργαλεία που εμπιστεύεστε.

Τι περιέχει το ημερολόγιο του Airbnb (και τι όχι)

Αν ανοίξετε τον σύνδεσμο σε έναν επεξεργαστή κειμένου, θα δείτε μια λίστα από γεγονότα. Το καθένα είναι ένα διάστημα ημερομηνιών:

• Οι κρατήσεις εμφανίζονται με τίτλο "Reserved".
• Οι μπλοκαρισμένες νύχτες εμφανίζονται ως "Airbnb (Not available)". Είναι οι νύχτες που κλείσατε εσείς, αλλά και νύχτες που μπλοκάρει το ίδιο το Airbnb λόγω ρυθμίσεων διαθεσιμότητας, όπως χρόνος προετοιμασίας, προειδοποίηση εκ των προτέρων ή ελάχιστη διάρκεια διαμονής.
• Μια σύντομη περιγραφή με σύνδεσμο προς την κράτηση και τα τέσσερα τελευταία ψηφία του τηλεφώνου του επισκέπτη.

Για τον καθαρισμό, πιο σημαντικά είναι όσα λείπουν:

• Κανένα όνομα επισκέπτη. Το Airbnb τα αφαίρεσε από την εξαγωγή εδώ και χρόνια.
• Καμία ώρα άφιξης ή αναχώρησης. Τα γεγονότα είναι ολόκληρες μέρες. Το ημερολόγιο λέει ότι ο επισκέπτης φεύγει στις 14 του μήνα, όχι ότι φεύγει στις 10:00 ή ότι ζήτησε καθυστερημένη αναχώρηση.
• Κανένας αριθμός επισκεπτών, άρα δεν ξέρετε αν πρέπει να στρωθούν δύο κρεβάτια ή τέσσερα.
• Οι κρατήσεις και τα μπλοκαρίσματα μοιάζουν ίδια στις περισσότερες εφαρμογές ημερολογίου. Μια μέρα που κλείσατε για τον υδραυλικό φαίνεται σαν διαμονή, εκτός αν κάτι διαβάσει τον τίτλο.

Με λίγα λόγια, το ημερολόγιο σάς δίνει το σχήμα της εβδομάδας: ποιες μέρες έχουν αναχώρηση και ποιες νέα άφιξη. Ώρες, στρωσίματα και ειδικά αιτήματα πρέπει να έρθουν από αλλού, συνήθως από τους κανόνες του καταλύματος και τα μηνύματα των επισκεπτών.

Τρεις χειροκίνητοι τρόποι να ενημερώνετε την καθαρίστρια

Οι περισσότεροι οικοδεσπότες ξεκινούν με έναν από αυτούς. Όλοι δουλεύουν, για ένα διάστημα.

Κοινόχρηστο ημερολόγιο

Προσθέτετε τον σύνδεσμο του Airbnb στο Google Calendar (Άλλα ημερολόγια, Από URL) και μοιράζεστε αυτό το ημερολόγιο με την καθαρίστρια. Δεν κοστίζει τίποτα και εκείνη βλέπει τις κρατήσεις στο κινητό της.

Πού χαλάει: το Google αποφασίζει πότε θα ανανεώσει ένα ημερολόγιο που έχει προστεθεί μέσω URL και εσείς δεν μπορείτε να το επισπεύσετε, οπότε μια κράτηση της ίδιας μέρας μπορεί να εμφανιστεί ώρες αργότερα. Η καθαρίστρια βλέπει διαμονές, όχι καθαρισμούς: πρέπει μόνη της να καταλάβει ότι αναχώρηση την Τρίτη και νέα άφιξη την ίδια Τρίτη σημαίνει σφιχτή αλλαγή επισκεπτών. Οι μπλοκαρισμένες νύχτες μοιάζουν με κρατήσεις. Και κανείς δεν επιβεβαιώνει τίποτα: δεν ξέρετε αν είδε την αλλαγή.

Υπολογιστικό φύλλο

Μία γραμμή για κάθε αναχώρηση: ημερομηνία, κατάλυμα, καθαρίστρια, επόμενη άφιξη, σημειώσεις. Αντιγράφετε τις ημερομηνίες από το Airbnb μία ή δύο φορές την εβδομάδα.

Πού χαλάει: είναι τόσο φρέσκο όσο η τελευταία σας ενημέρωση. Μια κράτηση που έγινε Παρασκευή βράδυ για Σάββατο δεν μπαίνει ποτέ. Οι ακυρώσεις είναι ακόμα χειρότερες, γιατί κανείς δεν σβήνει τη γραμμή και η καθαρίστρια πηγαίνει σε ένα άδειο διαμέρισμα που δεν χρειαζόταν καθάρισμα.

Ομάδα στο WhatsApp

Ο πιο γρήγορος και ο πιο διαδεδομένος τρόπος. Το βράδυ ανεβάζετε το πρόγραμμα της επόμενης μέρας και οι καθαρίστριες απαντούν με ένα 👍.

Πού χαλάει: μέσα σε μια μέρα το πρόγραμμα θάβεται κάτω από φωτογραφίες και κουβέντες. Οι αλλαγές φεύγουν ως νέα μηνύματα και κάποιοι διαβάζουν μόνο το πρώτο. Με αρκετά καταλύματα και δύο ή τρεις καθαρίστριες, η ομάδα γίνεται παιχνίδι μαντεψιάς για το ποιος πάει πού. Και όλα κρέμονται από έναν άνθρωπο που πρέπει να θυμάται να γράφει κάθε μέρα, ακόμα και όταν είναι σε διακοπές.

Και οι τρεις τρόποι έχουν το ίδιο αδύναμο σημείο: κάποιος πρέπει να προσέξει την αλλαγή στο Airbnb και να τη μεταφέρει. Με ένα διαμέρισμα είναι εύκολο. Με πέντε, αργά ή γρήγορα μια κράτηση της τελευταίας στιγμής ή μια ακύρωση θα ξεφύγει.

Από το ημερολόγιο στο πρόγραμμα καθαρισμού

Όποιο εργαλείο κι αν χρησιμοποιείτε, η λογική ενός προγράμματος καθαρισμού για Airbnb είναι η ίδια:

1. Κάθε αναχώρηση δημιουργεί έναν καθαρισμό. Η ημερομηνία έρχεται από το ημερολόγιο.
2. Το παράθυρο ξεκινά με την αναχώρηση και κλείνει με την επόμενη άφιξη. Χρησιμοποιήστε τις ώρες από τους κανόνες του καταλύματος, αφού το ημερολόγιο δεν έχει ώρες. Αν δεν υπάρχει επόμενη άφιξη, ο καθαρισμός μπορεί να γίνει οποτεδήποτε εκείνη τη μέρα ή αργότερα.
3. Τα στενά παράθυρα επισημαίνονται. Άφιξη την ίδια μέρα με παράθυρο δύο ωρών για έναν καθαρισμό 150 λεπτών είναι πρόβλημα σήμερα, όχι την ημέρα της αλλαγής.
4. Τα μπλοκαρίσματα θέλουν κανόνα. Αποφασίστε μία φορά αν μια μπλοκαρισμένη περίοδος χρειάζεται καθάρισμα μετά (η διαμονή του ιδιοκτήτη συνήθως ναι, η μέρα του υδραυλικού συνήθως όχι).
5. Οι αλλαγές πρέπει να φτάνουν στην καθαρίστρια. Μια κράτηση που μετακινήθηκε ή ακυρώθηκε έχει τακτοποιηθεί μόνο όταν το ξέρει κι εκείνη.

Αν ένας επισκέπτης ζητήσει να μείνει περισσότερο την ίδια μέρα, αυτό είναι άλλο θέμα με δικούς του κανόνες. Το καλύπτει ο οδηγός για καθυστερημένες αναχωρήσεις.

Πώς το κάνει το Readyby με τον ίδιο σύνδεσμο

Το Readyby ξεκινά από τον ίδιο σύνδεσμο iCal του Airbnb. Τον επικολλάτε, το Readyby δημιουργεί το κατάλυμα, διαβάζει το ημερολόγιο και το ελέγχει ξανά κάθε λίγα λεπτά.

• Κάθε αναχώρηση γίνεται καθαρισμός με παράθυρο από την αναχώρηση ως την επόμενη άφιξη, με βάση τις ώρες άφιξης και αναχώρησης που έχετε ορίσει για το κατάλυμα. Τα στενά παράθυρα σημειώνονται, ώστε να τα βλέπετε πρώτα.
• Το Readyby προτείνει καθαρίστρια για κάθε καθαρισμό. Εσείς επιβεβαιώνετε ή διαλέγετε άλλη.
• Ο συντονιστής AI στέλνει το πρόγραμμα στην καθαρίστρια στο WhatsApp, στη δική της γλώσσα, και της ζητά επιβεβαίωση. Αν μια κράτηση μετακινηθεί ή ακυρωθεί, ο καθαρισμός μετακινείται ή ακυρώνεται και εκείνη ενημερώνεται. Γιατί μετράει η γλώσσα, θα το βρείτε στο άρθρο για οδηγίες στη γλώσσα της καθαρίστριας.
• Οι μπλοκαρισμένες νύχτες δεν δημιουργούν καθαρισμό, εκτός αν ενεργοποιήσετε τον καθαρισμό μετά από μπλοκαρίσματα ιδιοκτήτη για το συγκεκριμένο κατάλυμα.
• Η καθαρίστρια ανοίγει μια λίστα ελέγχου στον browser από προσωπικό σύνδεσμο (χωρίς εγκατάσταση εφαρμογής) και προσθέτει φωτογραφίες. Εσείς βλέπετε τη μέρα στην οθόνη «Σήμερα» και ο ιδιοκτήτης μπορεί να λαμβάνει αναφορά με φωτογραφίες.

Το Readyby κρατά μόνο ό,τι δίνει το ημερολόγιο: ημερομηνίες και, όπου υπάρχουν, αριθμό επισκεπτών και πηγή. Αγνοεί τα ψηφία τηλεφώνου στην περιγραφή. Ούτε μπορεί να εφεύρει όσα λείπουν από το iCal: οι ώρες έρχονται από τις ρυθμίσεις του καταλύματος, όχι από το Airbnb. Οι απευθείας συνδέσεις με channel managers, που θα φέρνουν ακριβείς ώρες και αριθμό επισκεπτών, έρχονται σύντομα· σήμερα όλα λειτουργούν μέσω iCal (δείτε τις συνδέσεις).

Αν το ίδιο κατάλυμα είναι και στο Booking.com, συνδέστε και τα δύο ημερολόγια. Ο οδηγός για τον συγχρονισμό ημερολογίου Booking και Airbnb εξηγεί πώς και γιατί.

Δοκιμάστε το με το δικό σας ημερολόγιο

Ο πιο γρήγορος τρόπος να κρίνετε είναι να δείτε τους καθαρισμούς των επόμενων δύο εβδομάδων από τον δικό σας σύνδεσμο. Δοκιμάστε την διαδραστική επίδειξη ή ξεκινήστε δωρεάν και επικολλήστε τον σύνδεσμο του Airbnb. Η ρύθμιση παίρνει περίπου 15 λεπτά.