Airbnb Kalender exportieren: Reinigungsplan per iCal

In jedem Airbnb-Inserat steckt schon ein Reinigungsplan, man sieht ihn nur nicht: Jeder Check-out ist eine Reinigung, jeder nächste Check-in ihre Frist. Die Schwierigkeit ist, diese Information zu der Person zu bringen, die putzt. Hier lesen Sie, wie Sie Ihren Airbnb Kalender exportieren, was der iCal-Feed verrät und was nicht, wie Gastgeber ihn üblicherweise mit Reinigungskräften teilen und wo diese Wege an ihre Grenzen kommen.

Airbnb Kalender exportieren: wo der iCal-Link steckt

Airbnb exportiert den Kalender jedes Inserats als iCal-Link (.ics). Am Computer sehen die Schritte laut Airbnb-Hilfe derzeit so aus:

1. Klicken Sie auf Kalender und wählen Sie das Inserat.
2. Klicken Sie auf Verfügbarkeit.
3. Klicken Sie unter Kalender verknüpfen auf Mit anderer Website verknüpfen.
4. Kopieren Sie den Link zum Airbnb-Kalender.

Die Menüs ändern sich ab und zu. Sieht Ihr Bildschirm anders aus, suchen Sie in den Verfügbarkeitseinstellungen des Inserats nach der Option zum Synchronisieren oder Exportieren des Kalenders. Die aktuelle Anleitung steht im Airbnb-Artikel zum Synchronisieren von Kalendern.

Zwei Dinge, bevor Sie den Link weitergeben. Erstens gilt er pro Inserat: drei Wohnungen, drei Links. Zweitens kann jeder, der den Link hat, den Kalender lesen. Geben Sie ihn also nur an Personen und Tools weiter, denen Sie vertrauen.

Was der Airbnb-Feed enthält und was nicht

Öffnen Sie den Link in einem Texteditor, sehen Sie eine Liste von Terminen. Jeder ist ein Zeitraum von Tagen:

• Buchungen heißen „Reserved“.
• Blockierte Nächte heißen „Airbnb (Not available)“. Das sind Nächte, die Sie selbst gesperrt haben, aber Airbnb sperrt auch Nächte wegen Verfügbarkeitseinstellungen wie Vorbereitungszeit, Vorlaufzeit oder Mindestaufenthalt.
• Eine kurze Beschreibung mit Link zur Buchung und den letzten vier Ziffern der Telefonnummer des Gastes.

Für die Reinigung zählt mehr, was fehlt:

• Keine Gästenamen. Airbnb hat sie schon vor Jahren aus dem Export entfernt.
• Keine Check-in- oder Check-out-Uhrzeiten. Die Termine sind ganztägig. Der Feed sagt, dass der Gast am 14. abreist, nicht dass er um 10 Uhr geht oder um einen späten Check-out gebeten hat.
• Keine Gästeanzahl. Ob zwei oder vier Betten zu beziehen sind, steht nicht drin.
• Buchungen und Sperren sehen in den meisten Kalender-Apps gleich aus. Ein Tag, den Sie für den Installateur gesperrt haben, wirkt wie ein Aufenthalt, solange niemand den Titel ausliest.

Der Feed liefert also das Gerüst der Woche: an welchen Tagen jemand abreist und an welchen jemand ankommt. Uhrzeiten, Bettenzahl und Sonderwünsche müssen woanders herkommen, meist aus Ihrer Hausordnung und den Nachrichten der Gäste.

Drei Wege, Reinigungskräfte von Hand zu informieren

Die meisten Gastgeber fangen mit einem davon an. Alle funktionieren, eine Zeit lang.

Ein geteilter Google Kalender

Sie abonnieren den Airbnb-Link in Google Kalender (Weitere Kalender, Per URL) und teilen diesen Kalender mit Ihrer Reinigungskraft. Kostet nichts, und sie sieht die Buchungen auf dem Handy.

Wo es hakt: Google entscheidet selbst, wann ein abonnierter Kalender aktualisiert wird, und Sie können es nicht erzwingen. Eine Buchung für denselben Tag taucht so mitunter Stunden zu spät auf. Die Reinigungskraft sieht Aufenthalte, keine Reinigungen: Dass Abreise und Anreise am selben Dienstag ein knappes Zeitfenster bedeuten, muss sie selbst erkennen. Sperren sehen aus wie Buchungen. Und niemand bestätigt etwas, Sie wissen also nicht, ob die Änderung angekommen ist.

Eine Tabelle

Eine Zeile pro Check-out: Datum, Wohnung, Reinigungskraft, nächster Check-in, Notizen. Ein- oder zweimal pro Woche übertragen Sie die Daten aus Airbnb.

Wo es hakt: Die Tabelle ist nur so aktuell wie Ihr letzter Eintrag. Eine Buchung, die Freitagabend für Samstag reinkommt, landet nie darin. Stornierungen sind noch schlimmer: Keiner löscht die Zeile, und die Reinigungskraft fährt zu einer leeren Wohnung, die gar nicht gereinigt werden musste.

Eine WhatsApp-Gruppe

Der schnellste und häufigste Weg. Abends posten Sie den Plan für morgen, die Reinigungskräfte antworten mit Daumen hoch.

Wo es hakt: Nach einem Tag ist der Plan unter Fotos und Plaudereien begraben. Änderungen kommen als neue Nachrichten, und manche lesen nur die erste. Bei mehreren Wohnungen und zwei, drei Reinigungskräften wird die Gruppe zum Ratespiel, wer wohin fährt. Außerdem hängt alles an einer Person, die jeden Tag an den Plan denken muss, auch im eigenen Urlaub.

Alle drei haben dieselbe Schwachstelle: Jemand muss eine Änderung bei Airbnb bemerken und weitergeben. Bei einer Wohnung ist das leicht. Bei fünf rutscht früher oder später eine kurzfristige Buchung oder Stornierung durch.

So wird aus dem Kalender ein Reinigungsplan für die Ferienwohnung

Egal mit welchem Werkzeug, die Logik eines Reinigungsplans ist immer dieselbe:

1. Jeder Check-out erzeugt eine Reinigung. Das Datum kommt aus dem Feed.
2. Das Zeitfenster reicht vom Check-out bis zum nächsten Check-in. Nehmen Sie die Uhrzeiten aus Ihrer Hausordnung, denn der Feed hat keine. Reist niemand an, kann die Reinigung irgendwann an diesem Tag oder später stattfinden.
3. Knappe Fenster werden markiert. Anreise am selben Tag und zwei Stunden für eine Reinigung, die zweieinhalb dauert: Das ist heute ein Problem, nicht erst am Wechseltag.
4. Sperren brauchen eine Regel. Legen Sie einmal fest, ob nach gesperrten Nächten gereinigt wird (nach einem Eigentümeraufenthalt meist ja, nach dem Handwerkertag meist nicht).
5. Änderungen müssen bei der Reinigungskraft ankommen. Eine verschobene oder stornierte Buchung ist erst erledigt, wenn die Reinigungskraft davon weiß.

Bittet ein Gast am Abreisetag darum, länger zu bleiben, ist das ein eigenes Thema mit eigenen Regeln; unser Leitfaden zum späten Check-out behandelt es.

Wie Readyby das aus demselben Link macht

Readyby startet mit demselben iCal-Link von Airbnb. Sie fügen ihn ein, Readyby legt die Wohnung an, liest den Kalender und prüft ihn danach alle paar Minuten.

• Jeder Check-out wird zu einer Reinigung mit einem Zeitfenster vom Check-out bis zum nächsten Check-in, nach den Uhrzeiten, die Sie für die Wohnung festlegen. Kurze Fenster sind markiert, damit Sie sie zuerst sehen.
• Readyby schlägt für jede Reinigung eine Reinigungskraft vor. Sie bestätigen oder wählen jemand anderen.
• Der KI-Koordinator schickt der Reinigungskraft den Plan per WhatsApp in ihrer Sprache und bittet um Bestätigung. Verschiebt sich eine Buchung oder wird sie storniert, verschiebt sich die Reinigung oder fällt weg, und die Reinigungskraft erfährt es. Warum die Sprache zählt, steht in unserem Beitrag über Anweisungen in der eigenen Sprache.
• Gesperrte Nächte erzeugen keine Reinigung, außer Sie schalten für die Wohnung die Reinigung nach Eigentümer-Sperrungen ein.
• Die Reinigungskraft öffnet die Checkliste im Browser über einen persönlichen Link (keine App nötig) und lädt Fotos hoch. Sie sehen den Tag auf dem Bildschirm „Heute“, und der Eigentümer kann einen Fotobericht bekommen.

Readyby speichert nur, was der Feed hergibt: Daten und, wo vorhanden, Gästeanzahl und Buchungsquelle. Die Telefonziffern aus der Beschreibung ignoriert es. Was iCal fehlt, kann Readyby auch nicht erfinden: Die Uhrzeiten kommen aus Ihren Wohnungseinstellungen, nicht von Airbnb. Direkte Anbindungen an Channel Manager, die genaue Uhrzeiten und Gästeanzahl liefern, sind in Arbeit; heute läuft alles über iCal (siehe Integrationen).

Ist dieselbe Wohnung auch bei Booking.com gelistet, verbinden Sie beide Kalender. Wie und warum, erklärt unser Beitrag zum Booking.com Kalender synchronisieren.

Mit dem eigenen Kalender ausprobieren

Am besten urteilen Sie, wenn Sie die Reinigungen der nächsten zwei Wochen aus Ihrem eigenen Link sehen. Klicken Sie sich durch die interaktive Demo oder starten Sie kostenlos und fügen Sie Ihren Airbnb-Link ein. Die Einrichtung dauert etwa 15 Minuten.