Reinigungsplan mit Beds24: iCal, WhatsApp und Fotos

Beds24 kann fast alles, wenn man lange genug in den Einstellungen sucht, auch einen Reinigungsplan aus Unit-Status, eigenen Berichten und Auto-Aktionen. Ob sich der Aufwand lohnt, ist eine andere Frage, besonders wenn Ihre Reinigungskräfte lieber eine WhatsApp-Nachricht bekommen, als sich in ein Kontrollpanel einzuloggen.

Hier lesen Sie, was Beds24 für Housekeeping bietet, wann ein separates Tool sinnvoll ist und wie Sie einen Reinigungsplan mit Beds24 und Readyby aufsetzen. Wichtig vorab: Readyby hat keine direkte Beds24-Schnittstelle und keine Partnerschaft mit Beds24. Readyby liest den iCal-Export-Link, den Beds24 für jedes Zimmer bereitstellt. Direkte Anbindungen an Channel-Manager sind geplant; heute läuft die Verbindung über iCal.

Was Beds24 für Housekeeping schon bietet

Das Beds24-Wiki beschreibt ein ganzes Bündel an Funktionen:

• Unit-Status. Jede Einheit kann einen Status tragen, etwa den Namen einer Reinigungskraft oder „Ready“, dazu eine Notiz. Der Status erscheint im Kalender und in einer Housekeeping-Ansicht im Dashboard.
• Logins für Reinigungskräfte. Unterkonten mit den Rollen „Cleaner“ oder „Cleaner Manager“ haben eingeschränkten Zugriff. Eine Reinigungskraft kann eine Einheit als gereinigt markieren.
• Zuteilung über Berichte. Sie ordnen eine Reinigungskraft über Unit-Status oder Info-Codes zu und bauen pro Person einen Bericht, gefiltert nach Abreisedatum. Auto-Aktionen können beim Check-out einen Status setzen und E-Mails ans Personal schicken.

Für ein Team, das ohnehin in Beds24 arbeitet, funktioniert das. Es kostet aber Einrichtungszeit, und die Reinigungskraft braucht trotzdem einen Login.

Wann Readyby hilft

Readyby erspart Reinigungskräften das Kontrollpanel ganz:

• WhatsApp statt Login. Ein KI-Koordinator schickt jeder Reinigungskraft ihren Plan, holt die Bestätigung ein und erinnert.
• In ihrer Sprache. Nachrichten gehen in der Sprache der Reinigungskraft raus, ihre Antworten kommen übersetzt bei Ihnen an.
• Web-Checkliste mit Fotos, geöffnet über einen Link auf jedem Handy. Keine App.
• Änderungen werden weitergegeben. Verschiebt sich eine Abreise, verschiebt sich die Reinigung, und die Reinigungskraft erfährt es.
• Fotoberichte für Eigentümer und monatliche CSV-Exporte für Ihre Buchhaltung.

So finden Sie den iCal-Link in Beds24

Gehen Sie in Beds24 zu Einstellungen, dann Channel Manager, dann iCal Export. Dort steht die Kalender-URL für jedes Zimmer. Kopieren Sie sie und wiederholen Sie das für jedes Zimmer, das gereinigt werden soll.

Beds24 bietet mehrere Varianten der URL an. Der einfache öffentliche Link enthält keine personenbezogenen Daten und genügt Readyby vollkommen. Die anderen Varianten arbeiten mit einem geheimen Token und liefern mehr Details, die Sie für die Reinigung nicht brauchen. Exportiert werden nur aktive Buchungen; eine stornierte Buchung verschwindet aus dem Feed, und Readyby storniert die Reinigung.

Standardmäßig exportiert Beds24 Buchungen als ganztägige Termine. Das Wiki beschreibt einen Parameter showtime, der Uhrzeiten ergänzt. Für Readyby ist er nicht nötig: Fehlen Uhrzeiten im Feed, nutzt Readyby die Check-out- und Check-in-Zeiten, die Sie pro Wohnung hinterlegen.

Den Reinigungsplan aus Beds24 in Readyby aufsetzen

1. Ein Link pro Zimmer. Readyby prüft jeden Link alle paar Minuten.
2. Nur den Beds24-Link. Beds24 sammelt bereits die Buchungen Ihrer Kanäle. Die Links von Airbnb oder Booking.com brauchen Sie nicht zusätzlich. Readyby legt für denselben Aufenthalt keine zweite Reinigung an, aber eine Quelle ist leichter zu prüfen.
3. Zeiten und Dauer. Hinterlegen Sie Check-out, Check-in und Reinigungsdauer pro Wohnung. Wechsel, bei denen das Zeitfenster kürzer als die Reinigung ist, werden markiert.
4. Reinigungskräfte mit Name, WhatsApp-Nummer und Sprache anlegen. Jede bestätigt in WhatsApp, bevor sie Pläne bekommt.
5. Erste Woche prüfen, bevor Sie den automatischen Versand einschalten.

Wenn Sie in Beds24 Reinigungskräfte über Unit-Status oder Auto-Aktionen zuteilen, schalten Sie das für die Zimmer ab, die Readyby übernimmt. So bekommt jede Reinigungskraft nur eine Anweisung.

Was iCal nicht überträgt

iCal funktioniert nur in eine Richtung. Readyby liest den Beds24-Kalender, schreibt aber keinen Status zurück; eine erledigte Reinigung setzt die Einheit in Beds24 also nicht auf „Ready“. Der einfache Feed enthält auch keine Gästezahl und keine Notizen. Readyby speichert ohnehin nur Daten, Gästezahl und Buchungsquelle, nie Namen oder Kontaktdaten. Für die Wäsche legen Sie pro Wohnung einen Standard fest.

Dazu kommt die Zeit: Eine Änderung erscheint, sobald der Beds24-Feed sie enthält und Readyby das nächste Mal prüft. Bei Überraschungen am selben Tag ist eine direkte Nachricht schneller.

Sprachen und Kanäle heute

Der Koordinator arbeitet über WhatsApp. Reinigungskräfte können ihn heute auf Ukrainisch, Polnisch, Russisch oder Englisch nutzen, weitere Sprachen folgen. Viber und SMS gibt es noch nicht; mehr in den FAQ.

Kurz gesagt

Beds24 bleibt für Kanäle, Preise und Buchungen zuständig. Readyby liest den iCal-Link jedes Zimmers und übernimmt die Seite der Reinigungskräfte: wer putzt, wann, in welcher Sprache, mit welchen Fotos. Die aktuelle Liste steht auf der Seite Integrationen, die Grundlagen in Airbnb-iCal und Ihr Reinigungsplan.

Einen ganzen Arbeitstag können Sie in der interaktiven Demo durchklicken, oder Sie starten im Free-Tarif mit bis zu zwei Wohnungen.