Reinigungsplan mit Smoobu: Reinigung per iCal planen

Wer seine Ferienwohnungen mit Smoobu verwaltet, hat den Reinigungsplan im Grunde schon vor sich: Jede Abreise im Kalender ist eine Reinigung. Was Smoobu nicht übernimmt, ist die Frage, wer putzt, wann genau, und ob die Wohnung rechtzeitig fertig ist. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen Reinigungsplan mit Smoobu und Readyby aufsetzen und worauf Sie dabei achten sollten.

Vorab, damit keine falschen Erwartungen entstehen: Readyby hat heute keine direkte Schnittstelle zu Smoobu und keine Partnerschaft mit Smoobu. Readyby liest den iCal-Link, den Smoobu für jede Unterkunft bereitstellt. Eine direkte Anbindung an Smoobu steht auf unserer Roadmap.

Was Smoobu für die Reinigung schon bietet

Smoobu verdient hier eine faire Darstellung. Sie können für Ihr Reinigungsteam kostenlose Zugänge anlegen. Die Reinigungskraft meldet sich am Smartphone an, sieht den Kalender der freigegebenen Unterkünfte und keine Finanzdaten. Außerdem kann Smoobu bei bestätigten Buchungen automatisch E-Mails verschicken.

Für eine Wohnung und eine zuverlässige Reinigungskraft, die abends in den Kalender schaut, reicht das oft. Für Aufgabenzuweisung, Checklisten und Erledigt-Meldungen verweist Smoobu auf Partner-Tools im eigenen Marketplace. Der Smoobu-Kalender zeigt Buchungen und Sperrzeiten, keine Reinigungsaufträge.

Wann ein eigenes Reinigungstool sinnvoll ist

Die Lücken zeigen sich, sobald mehrere Wohnungen oder mehrere Reinigungskräfte im Spiel sind:

• Niemand ist zugeteilt. Der Kalender zeigt, dass am Freitag ein Gast abreist. Er zeigt nicht, wer putzt, ab wann und ob sie zugesagt hat.
• Reinigungskräfte lesen keine Kalender. Viele arbeiten über WhatsApp und wollen keinen weiteren Login. Viele sprechen die Landessprache nicht gut.
• Eigentümer wollen Belege. Wer Wohnungen für Eigentümer betreut, braucht Fotos statt Zusicherungen.

Readyby macht aus jeder Abreise eine Reinigung mit Zeitfenster, schlägt eine Reinigungskraft vor, und ein KI-Koordinator schreibt ihr per WhatsApp in ihrer Sprache. Sie öffnet eine Web-Checkliste mit Fotos über einen Link, ohne App-Installation. Sie sehen den Tag auf einem Bildschirm, Eigentümer bekommen einen Fotobericht.

So finden Sie den iCal-Link in Smoobu

Smoobu vergibt für jede Unterkunft einen eigenen iCal-Link. Sie finden ihn in den Einstellungen der Unterkunft: Unterkunft öffnen, bearbeiten und nach dem iCal- bzw. Kalender-Link suchen. In älteren Versionen steht er unter dem Check-in/Check-out-Kalender. Link kopieren und für jede Unterkunft wiederholen.

Behandeln Sie den Link vertraulich, denn wer ihn kennt, sieht die belegten Tage. Gerät er in falsche Hände, können Sie ihn in Smoobu neu erzeugen; der alte Link funktioniert dann nicht mehr. Den neuen Link danach in Readyby eintragen.

Den Reinigungsplan aus Smoobu in Readyby aufsetzen

1. Ein Link pro Wohnung. Tragen Sie in Readyby den Smoobu-Link jeder Unterkunft ein. Readyby prüft ihn alle paar Minuten.
2. Nur den Smoobu-Link verwenden. Smoobu sammelt bereits die Buchungen von Airbnb, Booking.com und Ihren anderen Kanälen. Die Links der einzelnen Portale brauchen Sie nicht zusätzlich. Readyby erkennt denselben Aufenthalt in zwei Kalendern und legt keine doppelte Reinigung an, aber eine einzige Quelle ist übersichtlicher.
3. Zeiten festlegen. iCal-Feeds enthalten oft nur Daten. Stehen Uhrzeiten im Feed, nutzt Readyby sie, sonst die Check-out- und Check-in-Zeiten, die Sie pro Wohnung hinterlegen. Dazu die Reinigungsdauer, damit knappe Wechsel markiert werden.
4. Reinigungskräfte hinzufügen. Name, WhatsApp-Nummer und Sprache. Jede bekommt eine Einladung und bestätigt sie in WhatsApp.
5. Die erste Woche prüfen. Sehen Sie sich die angelegten Reinigungen an, bevor Readyby Pläne automatisch verschickt.

Verlängert ein Gast in Smoobu oder storniert er, ändert sich der Feed. Readyby verschiebt oder storniert die Reinigung und informiert die Reinigungskraft, falls sie schon eingeteilt war.

Was iCal nicht überträgt

iCal ist ein einfaches Format. Es enthält meist Daten, manchmal Uhrzeiten, selten die Gästezahl und nie Bettenwünsche oder Notizen. Für die Wäscheplanung legen Sie pro Wohnung einen Standard fest und passen ihn bei Bedarf an. Readyby speichert ohnehin nur An- und Abreisedatum, Gästezahl und Buchungsquelle, nie Namen oder Kontaktdaten der Gäste.

Außerdem gibt es eine Verzögerung: Eine Änderung in Smoobu kommt an, sobald Smoobus Feed sie enthält und Readyby das nächste Mal prüft. Bei kurzfristigen Änderungen am selben Tag ist eine direkte Nachricht weiterhin schneller.

Sprachen und Kanäle heute

Der Koordinator schreibt per WhatsApp. Reinigungskräfte können ihn heute auf Ukrainisch, Polnisch, Russisch oder Englisch nutzen, weitere Sprachen folgen. Viber und SMS gibt es noch nicht. Sie schreiben in Ihrer Sprache, Readyby übersetzt in beide Richtungen. Den aktuellen Stand finden Sie in den FAQ.

Kurz gesagt

Smoobu bleibt für Buchungen, Kanäle, Preise und Gästekommunikation zuständig. Readyby übernimmt die Abreisen aus dem iCal-Link und macht daraus einen bestätigten Reinigungsplan mit Checkliste, Fotos und Bericht für Eigentümer. Mehr zur Anbindung von Kalendern steht auf der Seite Integrationen, die Grundlagen zu iCal-Links in Airbnb-iCal und Ihr Reinigungsplan.

Wenn Sie es erst ansehen möchten, probieren Sie die interaktive Demo. Zwei Wohnungen sind im Free-Tarif dauerhaft kostenlos.