Reinigungsplan Ferienwohnung: Excel oder Software?

Fast jede Vermietung von Ferienwohnungen beginnt den Reinigungsplan in Excel oder Google Sheets, in einem geteilten Google Kalender oder in einer WhatsApp-Gruppe. Viele brauchen nie etwas anderes. Dieser Artikel hilft Ihnen einzuschätzen, zu welcher Gruppe Sie gehören: wann der Reinigungsplan für die Ferienwohnung in einer Tabelle völlig ausreicht, an welchen Stellen er bricht und welche einfache Regel in einer Minute die Entscheidung erleichtert. Wir verkaufen selbst eine Software, gewichten Sie unsere Sicht also entsprechend; wir haben versucht, den kostenlosen Lösungen gerecht zu werden.

Die drei Lösungen, die die meisten Vermieter nutzen

Die Tabelle. Eine Zeile pro Abreise: Datum, Wohnung, nächste Anreise, Reinigungskraft, Status. Jemand liest die Buchungskalender und tippt die Zeilen ab. Flexibel, kostenlos, jeder versteht es.

Der geteilte Kalender. Sie abonnieren in Google Kalender (oder einer anderen Kalender-App) die iCal-Exportlinks von Airbnb, Booking.com und anderen Portalen und teilen diesen Kalender mit der Reinigungskraft. Abreisen erscheinen von selbst, ohne Abtippen.

Die WhatsApp-Gruppe. Hier findet die eigentliche Abstimmung statt: „Schaffst du morgen um 11 die Kantstraße?“, „Fertig, Fotos unten“, „Kaffee ist alle“. Die meisten Teams kombinieren sie mit einer der beiden anderen Lösungen.

Wann ein Reinigungsplan in Excel völlig ausreicht

Seien Sie hier ehrlich zu sich, denn ein Werkzeugwechsel kostet Zeit. Eine Tabelle oder ein geteilter Kalender funktioniert gut, wenn das meiste hiervon zutrifft:

• Sie haben eine bis drei Wohnungen
• Eine Reinigungskraft macht alle, und Sie sprechen dieselbe Sprache
• Sie schauen ohnehin jeden Tag selbst in die Buchungen
• Wechsel am selben Tag (Abreise und Anreise am selben Datum) sind selten
• Sie vertrauen der Reinigungskraft und müssen niemandem Nachweise liefern
• Wenn sich etwas ändert, klärt es ein Anruf

In dieser Lage spart eine Spezial-Software vor allem ein paar Minuten pro Woche. Nutzen Sie eine gute Checkliste für die Endreinigung, halten Sie den WhatsApp-Chat übersichtlich und geben Sie das Geld für etwas anderes aus.

Wo die Tabelle anfängt zu brechen

Die Probleme kommen nicht auf einmal. Sie tauchen nacheinander auf, wenn Wohnungen, Reinigungskräfte und Eigentümer dazukommen. Jedes wird mit einem Workaround gelöst, bis die Workarounds zur eigentlichen Arbeit werden.

Später Check-out

Ein Gast fragt, ob er um 13 Uhr statt um 11 Uhr gehen kann. Sie sagen im Airbnb-Chat zu. In der Tabelle steht weiter 11 Uhr, die Reinigungskraft steht vor einer belegten Wohnung, oder die Reinigung wird so knapp, dass die nächste Anreise warten muss. Die Information existiert, sie liegt nur woanders als der Plan. Deshalb gibt es einen eigenen Leitfaden zum späten Check-out: Es ist die häufigste Änderung an einem Wechseltag.

Abreise und Anreise am selben Tag

Wenn zwischen Abreise und Anreise nur wenige Stunden liegen, zählt die Reihenfolge der Reinigungen. Die Tabelle listet sie auf, sagt Ihnen aber nicht, dass der 11-Uhr-Termin der Reinigungskraft in ihren 13-Uhr-Termin am anderen Ende der Stadt hineinläuft. Sie erfahren es, wenn das Telefon klingelt.

Eine Reinigungskraft fällt aus

Um 7:30 Uhr kommt die Nachricht, dass sich eine Reinigungskraft krankmeldet. Jetzt müssen Sie sehen, was sie heute hatte, wer frei ist, wer Schlüssel oder Codes hat, und dann jede Vertretung einzeln anschreiben. Mit einer Tabelle sind das zwanzig Minuten Scrollen und Telefonieren, im ungünstigsten Moment des Tages.

Kalenderänderungen, die nicht im Plan ankommen

Eine Buchung wird storniert, verlängert oder verschoben. Bei der Tabelle muss jemand das bemerken und die Zeile ändern. Der geteilte Kalender hilft, aber weniger, als es scheint: Ein abonnierter Kalender in Google Kalender aktualisiert sich nach Googles Zeitplan, nicht nach Ihrem, und es gibt keinen Knopf, um das zu erzwingen. Eine Last-Minute-Buchung kann im Kalender der Reinigungskraft später auftauchen als in Ihrem Postfach. Und ein Kalendereintrag sagt nichts darüber, wer eingeteilt ist und ob die Person bestätigt hat.

Kein Nachweis, dass gereinigt wurde

„Fertig“ in einer WhatsApp-Gruppe ist keine Dokumentation. Fotos rutschen zwischen Dutzenden anderen weg, niemand findet das vom 14., wenn sich ein Gast beschwert, und ein Eigentümer, der seine Wohnung sehen will, bekommt per Hand weitergeleitete Screenshots. Wenn Sie Wohnungen für Eigentümer verwalten, ist das oft schon allein der Grund zu wechseln.

Sprachbarrieren

Viele Reinigungsteams sind international. Liest Ihre Reinigungskraft lieber Polnisch oder Ukrainisch und Sie schreiben auf Deutsch, werden kurze Nachrichten leicht missverstanden: Aus „Anreise auf 16 Uhr verschoben“ wird „Abreise um 16 Uhr“. Jede Nachricht selbst zu übersetzen klappt bei einer Person, nicht bei fünf. Mehr dazu im Artikel über Nachrichten in der Sprache der Reinigungskraft.

Abrechnung am Monatsende

Um pro Reinigung zu bezahlen oder mit Eigentümern abzurechnen, zählt jemand Zeilen, prüft, welche Reinigungen ausgefallen sind, und gleicht das mit dem Chat ab. Das geht, kostet aber jeden Monat einen halben Tag, der mit jeder Wohnung wächst.

Eine einfache Entscheidungsregel

Bleiben Sie bei Tabelle, geteiltem Kalender und WhatsApp-Gruppe, wenn alles davon zutrifft:

1. Höchstens drei Wohnungen
2. Eine Reinigungskraft
3. Sie verständigen sich mühelos in einer gemeinsamen Sprache
4. Kein Eigentümer und kein Kunde verlangt einen Nachweis für jede Reinigung

Schauen Sie sich eine Spezial-Software an, wenn zwei oder mehr dieser Punkte zutreffen:

• Sie haben mehr als eine Reinigungskraft oder Kräfte, die sich gegenseitig vertreten
• Im letzten Monat war eine Reinigung zu spät oder fiel aus, weil eine Information nicht ankam
• Wechsel am selben Tag kommen fast jede Woche vor
• Sie verwalten Wohnungen für Eigentümer, die Fotos oder einen Monatsbericht wollen
• Mindestens eine Reinigungskraft spricht Ihre Sprache nicht
• Die Abstimmung kostet Sie an den meisten Tagen mehr als ein paar Minuten, auch abends

Ein Punkt ist ein Anlass, den Ablauf zu straffen. Zwei oder mehr heißen meist, dass Sie von Hand die Arbeit machen, für die es Planungssoftware gibt.

Wenn Sie bei der Tabelle bleiben: so wird sie robuster

• Die Uhrzeit der nächsten Anreise in dieselbe Zeile wie die Reinigung schreiben, damit das Zeitfenster sichtbar ist
• Eine Spalte „von der Reinigungskraft bestätigt“ ergänzen; ohne Eintrag gilt die Reinigung nicht als geplant
• Eine Spalte für Änderungen (später Check-out, früher Check-in) führen und sofort nach der Absprache ausfüllen
• Jedes Mal denselben Satz Fotos verlangen und in einem Ordner pro Wohnung und Monat ablegen
• Für jede Wohnung die Nummer einer Vertretung und die Schlüsselregelung notieren

Was eine Spezial-Software ändert und was nicht

Eine Planungssoftware für Gästewechsel sollte das Lesen und das Nachfassen für Sie übernehmen. In Readyby werden die Buchungskalender alle paar Minuten über iCal-Links abgerufen. Aus jeder Abreise wird eine Reinigung mit Zeitfenster bis zur nächsten Anreise, eine Reinigungskraft wird vorgeschlagen, und ein KI-Koordinator schreibt ihr per WhatsApp in ihrer Sprache (heute Polnisch, Ukrainisch, Russisch und Englisch) und bittet um Bestätigung. Verschiebt sich eine Abreise, verschiebt sich der Plan mit. Die Reinigungskraft arbeitet eine Checkliste mit Fotos im Browser ab, und die Verwaltung sieht den ganzen Tag auf einem „Heute“-Bildschirm. Eigentümer erhalten einen Fotobericht, und die Reinigungen lassen sich für die Lohnabrechnung als CSV exportieren.

Einige Grenzen sollten Sie vorher kennen. iCal enthält keine Gästenamen und oft keine genauen An- und Abreisezeiten oder Personenzahlen. Sie legen daher Standardzeiten pro Wohnung fest und passen sie an, wenn ein Gast etwas anderes sagt. Direkte Anbindungen an Channel Manager sind in Arbeit, heute läuft alles über iCal-Links. Was jetzt schon funktioniert, steht unter Integrationen.

Wenn Ihre Antworten auf die Regel oben „bei der Tabelle bleiben“ ergeben, bleiben Sie dabei. Wenn nicht, zeigt die interaktive Demo in wenigen Minuten einen kompletten Wechseltag, und bis zu zwei Wohnungen können Sie kostenlos im echten Betrieb nutzen: siehe Preise.