Sincronizzare calendario Booking e Airbnb per le pulizie

Se la tua casa vacanze è su Booking.com, l'extranet conosce già ogni check-out, e ogni check-out è una pulizia. L'esportazione iCal di Booking.com porta queste informazioni fuori dall'extranet, dove l'addetta alle pulizie può usarle. In questa guida vediamo dove trovare l'esportazione, cosa contiene il feed, come sincronizzare il calendario di Booking e Airbnb per lo stesso appartamento senza doppie prenotazioni e quale link dare al calendario pulizie.

Dove trovare l'esportazione iCal di Booking.com

Booking.com la chiama sincronizzazione dei calendari. Nell'extranet i passaggi di solito sono questi:

1. Apri la sezione tariffe e disponibilità (in inglese Rates & Availability; su alcuni account si trova sotto Calendar o Calendar & Pricing) e vai al calendario dell'alloggio giusto.
2. Cerca la sincronizzazione dei calendari (Sync calendars).
3. Booking.com propone prima di importare un altro calendario. Puoi aggiungerlo subito o saltare il passaggio.
4. Nella parte di esportazione scegli cosa esportare: solo le date prenotate oppure date prenotate e chiuse.
5. Copia il link.

Le voci dell'extranet cambiano tra versioni e lingue: se non le trovi, cerca "sincronizzare calendari" nel Partner Hub. Booking.com tiene le sue istruzioni nell'articolo sulla sincronizzazione con calendari di terze parti.

Due limiti sorprendono spesso. Ogni alloggio ha il suo link, quindi controlla di aver copiato quello giusto. E se la struttura è collegata a un channel manager, di solito l'opzione di sincronizzazione non compare proprio: la disponibilità la gestisce il channel manager, e il calendario va preso da lì.

Cosa contiene il feed di Booking.com

Il feed è ancora più povero di quello di Airbnb. Ogni evento è un intervallo di date, niente di più:

• Nessun nome dell'ospite, nessun contatto.
• Nessun orario di check-in o check-out. Solo date. Gli orari di arrivo dell'extranet non ci sono.
• Nessun numero di ospiti.
• Nessuna differenza tra un ospite e una chiusura. Se esporti date prenotate e chiuse, la settimana chiusa per imbiancare sembra in tutto e per tutto una prenotazione.

Inoltre non è Booking.com a decidere ogni quanto viene letto il feed: lo decide il calendario dall'altra parte. Questo dettaglio spiega quasi tutte le doppie prenotazioni di cui parliamo sotto.

Sincronizzare il calendario di Booking e Airbnb

Molti host mettono lo stesso appartamento su entrambe le piattaforme. Senza channel manager, iCal è il modo gratuito per tenerle allineate, e deve funzionare in tutte e due le direzioni:

1. Copia il link di esportazione di Airbnb e aggiungilo in Booking.com, nella sincronizzazione dei calendari, come calendario importato.
2. Copia il link di esportazione di Booking.com e aggiungilo su Airbnb (Calendario, Disponibilità, Collega calendari, Esegui il collegamento a un altro sito web). I passaggi di Airbnb sono nell'articolo sulla sincronizzazione dei calendari.

A quel punto una prenotazione su una piattaforma chiude le date sull'altra, con un ritardo. Airbnb dice di aggiornare i calendari importati ogni 3 ore (puoi premere Aggiorna per controllare prima). Booking.com legge il feed di Airbnb con i suoi tempi. In quell'intervallo entrambe le piattaforme mostrano ancora le date libere, ed è così che nascono le doppie prenotazioni.

Come ridurre il rischio:

• Su Airbnb usa il preavviso, così nessuno prenota per lo stesso giorno, quando il ritardo fa più danni.
• Quando arriva una prenotazione su una piattaforma, se puoi aggiorna a mano l'importazione sull'altra.
• Non passare per un terzo calendario (Airbnb in Google e poi in Booking.com). Ogni passaggio aggiunge il suo ritardo.

Quale feed dare allo strumento per le pulizie?

È la domanda che quasi tutte le guide saltano. Hai due scelte: dare allo strumento solo il link di Airbnb (che, dopo la sincronizzazione, blocca anche le date di Booking.com) oppure dargli entrambi i link.

Dagli entrambi. Ecco perché il solo link Airbnb non basta:

• Nell'esportazione di Airbnb un soggiorno arrivato da Booking.com appare come notte bloccata, "Airbnb (Not available)". Sembra identico a una notte che hai chiuso per te, quindi uno strumento non può sapere se dopo serve una pulizia.
• Arriva in ritardo. Il soggiorno deve prima passare dall'importazione di Airbnb, che gira ogni 3 ore, prima di arrivare allo strumento delle pulizie.
• Se la sincronizzazione tra le piattaforme si rompe, per esempio perché un link viene eliminato o un feed smette di rispondere, il calendario pulizie diventa cieco sulle prenotazioni Booking.com e nessuno se ne accorge.

Con entrambi i link, le prenotazioni di ciascuna piattaforma arrivano direttamente dalla fonte. Il prezzo sono i doppioni: lo stesso soggiorno compare nel feed di Booking.com e come blocco nel feed di Airbnb. Un foglio di calcolo o un calendario condiviso lo mostrano due volte. Uno strumento per le pulizie deve riconoscerlo come un soggiorno solo.

Un'altra scelta da fare sul lato Booking.com: se l'esportazione include le date chiuse, un periodo chiuso a mano sembra un soggiorno e sembrerà richiedere una pulizia. Controlla quale opzione usa il tuo link.

I calendari pulizie fatti a mano e dove si rompono

Prima di qualsiasi strumento, di solito si prova una di queste strade:

• Un Google Calendar condiviso con entrambi i feed. Economico, ma Google aggiorna i calendari da URL quando vuole, l'addetta vede ogni soggiorno due volte e i blocchi sembrano prenotazioni.
• Un foglio di calcolo aggiornato dalle due piattaforme. Preciso il giorno in cui lo aggiorni, superato alla prenotazione successiva. Le cancellazioni ci restano dentro.
• Un gruppo WhatsApp con il piano del giorno. Veloce, ma le modifiche si perdono nella chat e non sai chi ha letto cosa.

Tutte e tre dipendono da qualcuno che controlla due piattaforme e passa avanti le modifiche. Ne parliamo più nel dettaglio nella guida su come esportare il calendario Airbnb per le pulizie.

Come Readyby gestisce insieme Booking.com e Airbnb

Incolla entrambi i link, quello di Booking.com e quello di Airbnb, e collegali allo stesso appartamento. Se li incolli separatamente, Readyby si accorge quando due calendari riportano gli stessi soggiorni e propone di unirli in un unico appartamento.

• Readyby legge ogni link ogni pochi minuti.
• Un soggiorno con le stesse date in entrambi i feed diventa una pulizia, non due. Il blocco Airbnb che rispecchia un soggiorno Booking.com viene riconosciuto e scartato.
• Gli altri blocchi non creano pulizie, a meno che tu non attivi la pulizia dopo i blocchi del proprietario per quell'appartamento.
• Ogni pulizia ha una finestra dal check-out al check-in successivo, con gli orari che imposti per l'appartamento, visto che nessuno dei due feed li ha. Le finestre strette vengono segnalate.
• Il coordinatore AI manda il piano all'addetta su WhatsApp nella sua lingua, le chiede di confermare e la avvisa quando una prenotazione si sposta o viene cancellata. Lei lavora con una checklist web con foto da un link personale, senza app.

Cosa Readyby non fa: non sincronizza la disponibilità tra Booking.com e Airbnb al posto tuo e non sostituisce un channel manager. Per quello tieni la sincronizzazione iCal nei due sensi descritta sopra. I collegamenti diretti con i channel manager sono in arrivo; oggi Readyby lavora solo tramite iCal (vedi integrazioni). Quando un ospite chiede di partire più tardi il giorno stesso, la guida al late check-out ha una routine semplice.

Guarda le tue prossime due settimane

Il test più veloce è incollare i tuoi due link e guardare le pulizie delle prossime due settimane. Se preferisci, prova prima la demo interattiva, oppure inizia gratis: la configurazione richiede circa 15 minuti.