Sincronizar calendário Booking e Airbnb para as limpezas

Se o seu alojamento local está no Booking.com, a extranet já sabe todos os check-outs, e cada check-out é uma limpeza. Para sincronizar o calendário Booking e Airbnb, e para fazer chegar essas datas à equipa de limpeza, a ferramenta é a exportação iCal. Este guia mostra onde a encontrar, o que o ficheiro contém, como gerir o mesmo apartamento no Booking.com e no Airbnb sem reservas duplicadas e que link dar ao plano de limpezas.

Onde exportar o calendário do Booking.com

O Booking.com chama a isto sincronização de calendários. Na extranet, os passos costumam ser estes:

1. Abra Tarifas e disponibilidade (Rates & Availability; em algumas contas está em Calendário ou Calendário e preços) e vá ao calendário da unidade certa.
2. Procure a opção de sincronizar calendários (Sync calendars).
3. O Booking.com propõe primeiro importar outro calendário. Pode adicioná-lo aí ou saltar esse passo.
4. Na parte da exportação, escolha o que exportar: apenas datas reservadas, ou datas reservadas e fechadas.
5. Copie o link.

Os nomes na extranet mudam consoante a versão e a língua. Se não encontrar, pesquise "sync calendars" no Partner Hub; o Booking.com tem as suas próprias instruções no artigo sobre sincronizar o calendário com calendários externos.

Há dois limites que apanham muita gente. Cada unidade tem o seu próprio link, por isso confirme que copiou o certo. E se a propriedade estiver ligada a um channel manager, normalmente a opção de sincronizar nem aparece: a disponibilidade é gerida pelo channel manager e o calendário tira-se de lá.

O que contém o calendário do Booking.com

O ficheiro é ainda mais seco do que o do Airbnb. Cada evento é um intervalo de datas e nada mais:

• Sem nome do hóspede nem contactos.
• Sem horas de check-in nem de check-out. Só datas. As horas de chegada da extranet não estão lá.
• Sem número de hóspedes.
• Sem diferença entre um hóspede e um fecho. Se exportar datas reservadas e fechadas, uma semana que fechou para pintar parece exatamente uma reserva.

Além disso, não é o Booking.com que decide com que frequência o ficheiro é lido. Quem decide é o calendário que o importa. Esse pormenor explica quase todas as reservas duplicadas de que falamos a seguir.

Sincronizar o calendário Booking e Airbnb no mesmo apartamento

Muitos anfitriões anunciam o mesmo apartamento nas duas plataformas. Sem channel manager, o iCal é a forma gratuita de as manter alinhadas, e tem de funcionar nos dois sentidos:

1. Copie o link de exportação do Airbnb e adicione-o no Booking.com, na sincronização de calendários, como calendário importado.
2. Copie o link de exportação do Booking.com e adicione-o no Airbnb (Calendário, Disponibilidade, Associar calendários, Associar a outro site). Os passos do Airbnb estão no artigo sobre sincronizar calendários.

A partir daí, uma reserva numa plataforma fecha as datas na outra, com atraso. O Airbnb diz que atualiza os calendários importados a cada três horas (pode clicar em Atualizar para verificar mais cedo). O Booking.com lê o calendário do Airbnb ao seu próprio ritmo. Nesse intervalo, as duas plataformas continuam a mostrar as datas livres, e é assim que acontecem as reservas duplicadas.

Como reduzir o risco:

• Use a antecedência mínima no Airbnb para que ninguém reserve para o próprio dia, quando o intervalo mais pesa.
• Quando entrar uma reserva numa plataforma, atualize a importação na outra, se puder.
• Não encadeie calendários através de um terceiro (Airbnb para Google e daí para Booking.com). Cada passo acrescenta o seu atraso.

Que link deve receber a ferramenta de limpezas?

É a pergunta que quase todos os guias saltam. Tem duas opções: dar só o link do Airbnb (que, depois de sincronizado, também bloqueia as datas do Booking.com) ou dar os dois.

Dê os dois. Porque é que o link do Airbnb sozinho não chega:

• Na exportação do Airbnb, uma estadia do Booking.com aparece como noite bloqueada, "Airbnb (Not available)". Parece igual a uma noite que fechou para si, por isso nenhuma ferramenta consegue saber se depois é preciso limpar.
• Chega tarde. A estadia tem primeiro de entrar na importação do Airbnb, que corre a cada três horas, antes de chegar à ferramenta de limpezas.
• Se a sincronização entre plataformas falhar, porque alguém apagou um link ou um ficheiro deu erro, o plano de limpezas fica cego para as reservas do Booking.com e ninguém dá por isso.

Com os dois links, as reservas de cada plataforma chegam diretamente da origem. O custo são os duplicados: a mesma estadia aparece no ficheiro do Booking.com e como bloqueio no do Airbnb. Uma folha de cálculo ou um calendário partilhado mostra-a duas vezes. Uma ferramenta de limpezas tem de perceber que é uma única estadia.

Mais uma escolha do lado do Booking.com: se a exportação incluir datas fechadas, um período que fechou à mão parece uma estadia e vai parecer que precisa de limpeza. Verifique que opção a sua exportação usa.

Planos manuais e onde falham

Antes de qualquer ferramenta, os anfitriões costumam experimentar uma destas:

• Um Google Calendar partilhado com os dois calendários subscritos. Barato, mas o Google atualiza calendários subscritos quando entende, quem limpa vê cada estadia duas vezes e os bloqueios parecem reservas.
• Uma folha de cálculo atualizada a partir das duas extranets. Certa no dia em que a atualiza, desatualizada na reserva seguinte. Os cancelamentos ficam lá.
• Um grupo de WhatsApp com o plano do dia. Rápido, mas as alterações perdem-se na conversa e nunca sabe quem leu o quê.

As três dependem de alguém verificar duas plataformas e passar as alterações. No artigo sobre como exportar o calendário Airbnb para as limpezas vemos estas opções com mais detalhe.

Como o Readyby trata o Booking.com e o Airbnb em conjunto

Cole os dois links, o do Booking.com e o do Airbnb, e associe-os ao mesmo alojamento. Se os colar em separado, o Readyby nota quando dois calendários têm as mesmas estadias e sugere juntá-los num só alojamento.

• O Readyby lê cada link de poucos em poucos minutos.
• Uma estadia com as mesmas datas nos dois calendários dá uma só limpeza, não duas. O bloqueio do Airbnb que espelha uma estadia do Booking.com é reconhecido e descartado.
• Os outros bloqueios não criam limpezas, a menos que ative a limpeza depois de bloqueios do proprietário nesse alojamento.
• Cada limpeza tem uma janela, do check-out ao check-in seguinte, com as horas que definiu para o alojamento, porque nenhum dos calendários as traz. As janelas apertadas ficam assinaladas.
• O coordenador de IA envia o plano por WhatsApp na língua de quem limpa, pede confirmação e avisa quando uma reserva muda ou é cancelada. A pessoa trabalha com uma checklist web com fotos a partir de um link pessoal, sem aplicação para instalar.

O que o Readyby não faz: não sincroniza a disponibilidade entre o Booking.com e o Airbnb por si nem substitui um channel manager. Para isso, mantenha a sincronização iCal nos dois sentidos descrita acima. As ligações diretas a channel managers estão a caminho; hoje o Readyby funciona só por iCal (ver integrações). E quando um hóspede pede para sair mais tarde no próprio dia, o guia do check-out tardio tem uma rotina simples.

Veja as suas próximas duas semanas

O teste mais rápido é colar os dois links e ver as limpezas das próximas duas semanas. Se preferir, experimente primeiro a demo interativa, ou comece grátis; a configuração demora cerca de 15 minutos.