Accordo sul trattamento dei dati

Bozza in attesa di revisione legale. Le parti tra parentesi quadre vanno completate prima della pubblicazione.

1. Parti e ambito

Il presente accordo è stipulato tra il cliente (titolare del trattamento) e [ragione sociale] (responsabile del trattamento) e fa parte dei termini di servizio. Si applica ai dati personali che il cliente inserisce in Readyby.

2. Oggetto, natura e finalità

Coordinamento delle pulizie di immobili in locazione breve: pianificazione, messaggi al personale delle pulizie, checklist e foto, segnalazioni di imprevisti, report per i proprietari ed export.

3. Categorie di interessati e di dati

• Personale delle pulizie: nome, numero di telefono, app di messaggistica, lingua, zone e giorni di lavoro, messaggi, foto, orari di lavoro.
• Proprietari degli immobili: nome, email, telefono, lingua, preferenze sui report.
• Utenti del cliente: nome, email, ruolo, registro delle attività.
• Ospiti: date di check-in e check-out, numero di ospiti, provenienza della prenotazione. Nessun nome né recapito.

4. Obblighi del responsabile

Il responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata, garantisce la riservatezza del proprio personale, adotta misure tecniche e organizzative adeguate (allegato 1), assiste nella gestione delle richieste degli interessati e nelle notifiche di violazione dei dati, e cancella o restituisce i dati al termine del servizio.

5. Sub-responsabili

Il cliente autorizza i sub-responsabili elencati nell’allegato 2. Il responsabile informa il cliente delle modifiche con almeno 30 giorni di anticipo; il cliente può opporsi.

6. Trasferimenti internazionali

I dati sono conservati nell’UE. I trasferimenti al di fuori del SEE si basano su decisioni di adeguatezza o su clausole contrattuali tipo.

7. Audit

Il responsabile mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare la conformità e consente gli audit [frequenza e condizioni da concordare].

Allegato 1: misure di sicurezza

Cifratura dei codici di accesso in transito e a riposo; isolamento dei dati di ogni cliente; log di accesso, inclusa ogni visualizzazione di un codice di accesso; accesso del personale secondo il principio del privilegio minimo; backup nell’UE. [Elenco completo da confermare.]

Allegato 2: sub-responsabili

[Fornitore di hosting, fornitore di email, WhatsApp Business (Meta), fornitore di pagamenti, fornitore di modelli di IA, con finalità e ubicazione.]